DEDUCCION DE EROGACIONES POR VIATICOS O GASTOS DE VIAJE

DEDUCCION DE EROGACIONES POR VIATICOS O GASTOS DE VIAJE

Es normal que las empresas tengan la necesidad de que su personal o terceros,  se desplacen fuera de la ciudad o del país con el fin de prestar servicios, hacer nuevos negocios, realizar compras, crear nuevas alianzas, aumentar cartera de clientes, etc., teniendo que erogar gastos para llevar a cabo estos proyectos, por lo que es importante conocer los requisitos que se deben de cumplir, a fin de verificar si estamos deduciendo correctamente dichos gastos, así como verificar que se esté cumpliendo con las obligaciones señaladas para los contribuyentes.

Como primer punto debemos considerar los requisitos generales que deben de cumplir las deducciones, establecidos en el artículo 27 de la LISR.

1. Deben ser gastos estrictamente indispensables para los fines de la actividad del contribuyente. Es decir, que tenga relación con el negocio, que no se pueda prescindir de la erogación.
2. Estar amparadas con un comprobante fiscal y que los pagos cuyo monto exceda de $2,000.00 se efectúen mediante transferencia electrónica de fondos desde cuentas abiertas a nombre del contribuyente en instituciones que componen el sistema financiero y las entidades que para tal efecto autorice el Banco de México; cheque nominativo de la cuenta del contribuyente, tarjeta de crédito, de débito, de servicios, o los denominados monederos electrónicos autorizados por el Servicio de Administración Tributaria.
3. Estar debidamente registradas en contabilidad y que sean restadas una sola vez.
4. Que al realizar las operaciones correspondientes o a más tardar el último día del ejercicio se reúnan los requisitos que para cada deducción en particular establece esta Ley y que el comprobante fiscal se obtenga a más tardar el día en que el contribuyente deba presentar su declaración.

Una vez considerados los requisitos generales debemos revisar los requisitos y obligaciones que en materia de gastos de viaje se establecen:

REQUISITOS PARA LA DEDUCCION DE GASTOS DE VIAJE

El artículo 28 F-V de la Ley del ISR (LISR) y el artículo 57 del Reglamento de la Ley del ISR (RLISR),  indica que no son deducibles los viáticos o gastos de viaje, en el país o en el extranjero, a menos que:

1. Se destinen al hospedaje, alimentación, transporte, uso o goce temporal de automóviles y pago de kilometraje, de la persona beneficiaria del viático, en una faja mayor a 50 kilómetros que circunde al establecimiento del contribuyente.
2. Que las personas a favor de las cuales se realice la erogación, deben tener relación de trabajo con el contribuyente de las establecidas en el capítulo de sueldos y salarios o deben estar prestando servicios profesionales.
3. Que los gastos se encuentren amparados con un comprobante fiscal cuando éstos se realicen en territorio nacional o con la documentación comprobatoria correspondiente, cuando los mismos se efectúen en el extranjero.
4. Que cuando dichos gastos beneficien a personas que presten servicios personales subordinados o servicios profesionales por encargo de aquél**,** serán deducibles cuando dicha persona se desplace fuera de una faja de 50 kilómetros que circunde al establecimiento de dicho contribuyente, asimismo, quien presta el servicio deberá proporcionar al contribuyente una relación de los gastos anexando los comprobantes fiscales respectivos, excepto los comprobantes expedidos en el extranjero, mismos que deberán cumplir los requisitos que establezca el SAT mediante reglas de carácter general.
5. Cuando los viáticos y gastos de viaje beneficien a personas que presten al contribuyente servicios profesionales, los comprobantes fiscales deberán ser expedidos a nombre del propio contribuyente.
6. Cuando los viáticos y gastos de viaje beneficien a personas que prestan servicios personales subordinados, los comprobantes fiscales podrán ser expedidos a nombre de dichas personas. En este punto aunque el reglamento establece esta opción, lo más recomendable, es que los comprobantes se emitan a nombre del contribuyente y no del trabajador.

Qué se entiende por  “Establecimiento del contribuyente”:

Se entenderá por establecimiento del contribuyente aquél en el que presta normalmente sus servicios la persona a favor de la cual se realice la erogación.

OBLIGACION DE EXPEDIR CONSTANCIA:

Se deberá proporcionar a más tardar el 15 de febrero de cada año, a las personas a quienes les hubieran prestado servicios personales subordinados, constancia y el comprobante fiscal del monto total de los viáticos pagados en el año de calendario de que se trate, por los que se aplicó lo  dispuesto en el artículo 93, fracción XVII de la LISR,  es decir, por aquellos ingresos correspondientes a viáticos considerados exentos.   (Artículo 99 FVI de la LISR).

OPCION PARA NO EXPEDIR CONSTANCIA Y CFDI POR CONCEPTO DE VIÁTICOS COMPROBADOS POR EL TRABAJADOR, CUANDO SE HAYA CUMPLIDO CON LA EMISIÓN DEL CFDI DE NÓMINA

Los contribuyentes que hagan pagos por concepto de sueldos y salarios, en lugar de expedir la constancia y el comprobante fiscal por el monto total de los viáticos pagados, podrán cumplir con la obligación mediante la expedición y entrega en tiempo y forma a sus trabajadores del CFDI de nómina a que se refiere el artículo 99, fracción III de la Ley del ISR, siempre que en dicho CFDI hayan reflejado la información de viáticos que corresponda en términos de las disposiciones fiscales aplicables.    (Regla MF 2024  2.7.5.3)

CASOS EN QUE SE PODRA NO PRESENTAR COMPROBANTES HASTA UN 20%

En relación con el artículo 152 del RLISR, las personas físicas que reciban viáticos y efectivamente los eroguen en servicio del patrón, podrán no presentar comprobantes fiscales hasta por un 20% del total de viáticos erogados en cada ocasión, siempre y cuando no existan servicios para emitir los mismos, sin que en ningún caso el monto que no se compruebe exceda de $15,000.00 en el ejercicio fiscal de que se trate, siempre que el monto restante de los viáticos se eroguen mediante tarjeta de crédito, de débito o de servicio del patrón.

Para aplicar esta opción, la parte que en su caso no se erogue deberá ser reintegrada por la persona física que reciba los viáticos.

Las cantidades no comprobadas se considerarán ingresos exentos para efectos del Impuesto, siempre que además se cumplan con los requisitos del artículo 28, fracción V de la LISR.

Lo dispuesto en el presente artículo no es aplicable tratándose de gastos de hospedaje y de pasajes de avión.

INGRESO EXENTO PARA EL TRABAJADOR

De acuerdo a lo establecido en el artículo 93 F-XVII de la LISR, no se pagará el ISR por la obtención de ingresos por viáticos, cuando sean efectivamente erogados en servicio del patrón y se compruebe esta circunstancia con los comprobantes fiscales correspondientes.

INGRESOS A INFORMAR EN LA DECLARACION ANUAL POR EL TRABAJADOR

De acuerdo a lo establecido en el artículo 263 del RISR, los contribuyentes no estarán obligados a informar en su declaración anual del ejercicio fiscal de que se trate los ingresos que obtengan  durante dicho ejercicio por concepto de viáticos cuyo monto no exceda de $500,000.00, y la suma total de viáticos percibidos no represente más del 10% del total de los ingresos que les hubiera pagado el patrón por concepto de la prestación de un servicio personal subordinado.

Para determinar el límite de ingresos por concepto de viáticos a que se refiere el párrafo anterior, se deberá considerar inclusive el monto erogado por los boletos de transporte, incluso cuando dichos boletos los haya pagado el patrón.