MATERIALIDAD
Si no se logra demostrar a la autoridad, se pueden perder deducciones y acreditamientos.
Un concepto importante en materia fiscal a considerar por los contribuyentes en la relación cliente-proveedor.
Actualmente no existe una definición oficial por parte de las autoridades, sin embargo, para fines fiscales, se puede definir como un atributo que se refiere a las acciones llevadas a cabo por una persona (ya sea física o moral) en sus relaciones con clientes o proveedores, las cuales están respaldadas por pruebas materiales y tangibles que demuestran que realmente ocurrieron.
A partir del 01 de enero de 2014 entró en vigor la adición del artículo 69-B en el Código Fiscal de la Federación (CFF) tras una serie de actos que apuntaban a la evasión fiscal, mediante la disminución de la base gravable con la compra de facturas sin un acto que las amparara, siendo ésta una de las actividades ilícitas con mayor incidencia y repercusión en la recaudación de recursos por parte del gobierno, y aunque dicho artículo no hace alusión al término de materialidad, sienta las bases de un procedimiento fiscal por parte de las autoridades para poder determinar si los actos jurídicos que el contribuyente presume haber realizado, efectivamente se hayan llevado a cabo.
De acuerdo con lo señalado en el Artículo 69-B del CFF, cuando la autoridad fiscal detecta que un contribuyente emite comprobantes sin contar con los activos, personal, infraestructura o capacidad material, directa o indirectamente, para prestar los servicios o producir, comercializar o entregar los bienes que amparan tales comprobantes, o bien, que dichos contribuyentes se encuentren no localizados, se presumirá la inexistencia de las operaciones amparadas en tales comprobantes. Siendo en estos casos en que los contribuyentes a fin de desvirtuar la presunción, tendrá que demostrar que cuenta con los elementos necesarios para realizar las actividades y que, si se encuentra y se encontraba localizado, ya que en caso contrario se hará acreedor a multas y sanciones que pueden llegar a ser penales.
Sin embargo, actualmente, no solo en los casos mencionados, la autoridad solicita que se demuestre la materialidad en las operaciones realizadas, ya que aún y cuando se cuenta con personal, activos e infraestructura o capacidad material, en diversos trámites o durante las revisiones, la autoridad solicita que se demuestre la materialidad, por lo que quedando al arbitrio de quien revisa, en determinadas ocasiones, no se reconoce la deducción del gasto y costos, así como las adquisiciones de activos y por consecuencia los acreditamientos de impuestos.
Ante esta situación y tratando de no ser afectados con la falta del reconocimiento de las operaciones, los contribuyentes se tienen que enfrentar controversias ante los tribunales, siempre evaluando costo beneficio en relación al monto de las operaciones y a los elementos de prueba con los que se cuente.
En estos casos es de suma importancia contar con elementos adicionales que demuestren que las operaciones se realizaron, por lo que a continuación hacemos unas sugerencias que todo contribuyente debería considerar, ya que al no existir una disposición oficial o un listado especifico se ha recurrido a tomar información en base a la experiencia de los auditores que han realizado este procedimiento de verificación y las tesis por parte de la Supera Corte de Justicia de la Nación (SCJN):
Principalmente: Se recomienda tener implementado un control interno acompañado de manuales de funciones y procedimientos, que, entre otros, permita contar con lo siguiente:
- Cotizaciones;
- Licitaciones;
- Pedidos
- Entradas y salidas de productos del almacén;
- Detalles del inventario;
- Tickets de peaje;
- Correos electrónicos;
- Publicaciones en redes sociales;
- Bitácoras;
- Comunicados;
- Órdenes de compra;
- Planos;
- Reportes de avance:
- Reportes de ventas;
- Fotografías y videos;
- Información del personal involucrado;
- Contratos (con fecha cierta a partir del 2019 como requisito de validez);
- Servicios notariales;
- Comprobantes de domicilio de los actores;
- Cursos de capacitación;
- Demostrar el impacto del bien o servicio adquirido, etc.
- En caso de activos fijos seguros, licencias, etc.
- En servicios adquiridos contar con los entregables, manuales, reportes, contratos, etc.
- En pagos de arrendamientos e intereses, contar con estados de cuenta, fotografías, contratos, etc.
- Actas de asamblea
- Contratos
Cabe señalar que no existe un límite de evidencias a mostrar en razón de que las pruebas permitidas son dentro de los términos generales del Código Federal de Procedimientos Civiles, por lo que toda prueba de cualquier índole es válida siempre y cuando sea apta, relevante y dentro del marco de la ley.
Para qué sirve
Un sistema de control interno, materializa las operaciones, al identificar a las personas que van realizando cada actividad en el proceso, asimismo se va recopilando o generando información que sirve para dar soporte al CFDI y hacer que este no carezca de sustancia y produzca sus efectos fiscales.
- Para comprobar deducciones, adquisiciones de mercancías, de activos fijos, pagos de arrendamiento, obtención de servicios.
- En obtención y otorgamiento de préstamos
- Como prueba en un proceso fiscal, penal, entre otros puntos.
Recomendaciones de la relación con proveedores
Siempre es importante tener conocimiento del tipo de contribuyente (proveedor) con el que tratamos, ya que, sin estar involucrados en una operación inexistente, los clientes se pueden ver afectados por las malas prácticas o problemas fiscales de sus proveedores, y esto les puede causar grandes pérdidas.
- Monitorear al menos por los últimos 5 años el comportamiento (en relación al artículo 69-B CFF) de los proveedores a través de un software especializado.
- Tener presente que actualmente el CFDI y la contabilidad no son elementos suficientes para probar la existencia y validez de una operación.
- Siempre recopilar evidencia documental de los actos realizados.
- Conocer al proveedor en su aspecto fiscal
- Conocer al proveedor en su aspecto administrativo y operativo (Ubicación, objeto social, saber si cuenta con personal, accionistas, modelo de negocio, etc..).
- Contar con la constancia de situación fiscal.
- Obtener la opinión de cumplimiento de obligaciones fiscales.
- De ser posible obtener copia de la declaración anual
- Revisar contratos y convenios (fecha cierta, que tengan definido claramente el objeto, capacidades, plazos de entrega, castigos, penas convencionales, en su caso el tipo de servicio y sus entregables, periodicidad de entregables, etc..).